Planung einer erfolgreichen und sicheren ERP-Einführung
Eine fehlgeschlagene ERP-Implementierung muss vermieden werden, nicht nur wegen der Geld- und Ressourcenverschwendung, sondern auch wegen des hohen Unterbrechungsrisikos für Kunden, Mitarbeiter und Supply Chain Management.
Die wichtigsten Phasen der ERP-Einführung
- Erkundung und Festlegung des Projektumfangs
In diesem wichtigen Schritt werden Informationen gesammelt und der Funktionsumfang der Softwarelösung festgelegt. Die Datenmigrationsstrategie beginnt mit der Überprüfung aller aktuellen Datensätze, ihrer Struktur und ihres Zwecks. Funktionale und technische Beraterteams des ERP-Anbieters arbeiten eng mit dem funktionsübergreifenden ERP-Projektteam zusammen, um alle geschäftlichen Aspekte des Unternehmens abzudecken. - Design
Nach der Überprüfung der Informationen folgt die Formalisierung und Überarbeitung der Geschäftsprozesse und Verwaltungsregeln. Die Datenmigrationsstrategie wird festgelegt, um zu bestimmen, wie und welche Altdaten in das neue ERP übernommen werden sollen. An dieser Stelle werden funktionale Lücken und zusätzliche Anforderungen bei der Überprüfung des neuen ERP und der Bedürfnisse des Unternehmens aufgedeckt, oder es werden alte Geschäftsprozesse zugunsten neuer Workflows eines schlankeren und agileren Systems außer Kraft gesetzt. - Development
Die Software wird entsprechend den Anforderungen des Unternehmens konfiguriert und die Dokumentation wird erstellt (einschließlich Benutzerhandbuch und Schulungsplan). Die Tests für den Import der Daten beginnen.
- Testen
Schrittweise Vorbereitung und Durchführung von Tests (Integrations-, Last- und Datentests). Feinabstimmung der Entwicklung, wenn die Auswirkungen der Tests sichtbar werden. - Training
Beginnend mit den Key Usern wird vor der Inbetriebnahme ein umfassendes Schulungsprogramm für die Anwender durchgeführt, das eine vollständige Dokumentation und Unterstützung für den laufenden Support umfasst. Dieser Prozess unterstützt die verschiedenen beteiligten Teams. - Deployment und Go-Live
Sobald die Konfiguration, die Tests und die Datenmigration abgeschlossen sind, wird die neue Produktionsumgebung bereitgestellt. - Support und Wartung
Das Projektteam und der ERP-Anbieter arbeiten im Rahmen von SLAs zusammen, um sicherzustellen, dass die Benutzer Unterstützung erhalten, Fehler behoben werden, Änderungsanfragen bearbeitet werden und eine Roadmap für zukünftige Konfigurationen und Funktionsversionen erstellt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen an die Wartung und den Support des ERP-Systems durch Ihren ERP-Partner im Voraus festlegen, je nach dem verfügbaren internen Support und Ihren geschäftlichen Anforderungen. (z.B. Self-Service-Portal oder Knowledgebase).
Entwickeln Sie eine Strategie für Ihr Unternehmen
Unabhängig davon, ob Sie sich für Cloud-ERP oder On-Premise-ERP entscheiden, sind die grundlegenden Phasen ähnlich, aber die Besonderheiten und Aufgaben innerhalb dieser Implementierungsphasen unterscheiden sich. In der Anfangsphase einer On-Premise-Implementierung liegt der Schwerpunkt beispielsweise auf der Spezifikation und Anschaffung der Hardware, der Schulung Ihres Teams zur Konfiguration oder Aktualisierung Ihrer Infrastruktur oder der Prüfung von Outsourcing-Möglichkeiten.
Es ist wichtig, dass Sie sich über Ihre Ressourcen im Klaren sind. Dazu gehören Hardware und Infrastruktur, aber auch personelle Ressourcen (Projektmanager, Infrastrukturingenieure, Prozessmanagement usw.) und deren Auswirkungen auf die Phasen der ERP-Einführung.
ERP-Integration als Schlüsselfaktor
Ihr neues ERP-System deckt möglicherweise nicht alle Geschäfts- und Lieferkettenprozesse ab und muss mit anderen relevanten Systemen verbunden werden, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten und eine einzige „Single Source of Truth“ zu schaffen. Zu den Schlüsselbereichen der ERP-Integration gehören: Datenzentralisierung, Workflow und Automatisierung, funktionsübergreifende und funktionsübergreifende Visualisierung.
Zu den gängigsten Systemen, die in ein ERP integriert werden, gehören:
- CRM (Customer Relationship Management)
- HRM (Human Resources Management)
- Projektmanagement
- E-Commerce
- EDI
- Produktion
Es gibt verschiedene Methoden für die ERP-Integration
- Kundenspezifische Integrationen – mit technischen Ressourcen kann ein Unternehmen seine eigene Kernintegration entwickeln und aufbauen, indem es API-Code für das ERP verwendet.
- Vom Hersteller entwickelte oder native Integrationen – einige Anwendungen verfügen über vorgefertigte, sofort einsetzbare Integrationen für die Verbindung mit anderen spezifischen Anwendungen auf der Grundlage häufig nachgefragter Geschäftsszenarien.
- Integration Platform as a Service (iPaaS) – eine Cloud-basierte Lösung, die Integrationen mit anderen Cloud-basierten Anwendungen erstellt und bereitstellt, ohne dass Hardware installiert werden muss, sondern auf der Grundlage von Workflows.
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Ansätze zur ERP-Einführung
Es gibt verschiedene Methoden, um ein ERP-System einzuführen und wir haben die vier wichtigsten ERP-Implementierungsstrategien ausgewählt:
Big Bang Deployment
Mit anderen Worten: Alle Benutzer in Ihrem Unternehmen migrieren auf einmal und zur gleichen Zeit auf das neue ERP-System. Da der Go-Live zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet, sollten alle Geschäftsfunktionen (Finanzen, Operations, Vertrieb, Produktion, Lager usw.), Prozesse und Teams zu diesem Zeitpunkt konfiguriert, geschult und getestet sein.
Vorteile: Je früher das Unternehmen mit der Nutzung des ERP-Systems beginnt, desto schneller können die versprochenen Vorteile realisiert werden. Eine kürzere Einführungszeit sollte insgesamt zu geringeren Kosten und weniger Störungen führen.
Risiken: Das Risiko von Fehlern und Bugs verteilt sich auf das gesamte Unternehmen, und Ihr Team/Dienstleister muss angemessene Ressourcen und Prozesse bereitstellen, um proaktiv mit dieser Möglichkeit umzugehen. Die Einführung eines neuen Systems kann sich auf die Produktivität im Unternehmen und in der Lieferkette auswirken. Wenn dieser Ansatz gewählt wird, muss das Unternehmen mehr Zeit für Planung, Schulung und Prozessmanagement einplanen.
Schrittweise Einführungen
ERP-Implementierungen mit diesem Ansatz werden nacheinander im Laufe der Zeit (Wochen oder Monate) durchgeführt. Die Reihenfolge der Phasen hängt vom Unternehmen selbst, seiner Struktur und seiner Risikobereitschaft ab. Unternehmen können sich für diese Option als Teil eines Pilot- und Lernansatzes entscheiden, so dass Probleme in der ersten Phase eingedämmt werden und sich in späteren Phasen nicht wiederholen. Ein weiterer Grund für eine stufenweise Einführung kann die geografische Lage des Unternehmens sein, oder auch eine Staffelung nach Funktionsbereichen, wenn das ERP-System teamweise eingeführt wird.
Vorteile: Diese Strategie eignet sich eher für risikoaverse Unternehmen, aber auch für Unternehmen, die schnelle Erfolge sehen wollen und sich mit kurz- bis mittelfristigen Meilensteinen wohler fühlen.
Risiken: Da sich die ERP-Implementierung über einen längeren Zeitraum erstreckt, dauert es länger, bis das volle ROI-Potenzial ausgeschöpft wird. Es kann zu Unterbrechungen, Kosten und doppelter Datenhaltung kommen, wenn Teile des Unternehmens unterschiedliche Systeme verwenden.
Schrittweise Einführungen
Parallele Strategie
Bei diesem ERP-Bereitstellungskonzept nutzen die Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum gleichzeitig das Altsystem und das neue ERP. Dieser Ansatz wird verwendet, wenn ein Unternehmen das “Sicherheitsnetz” der Rückkehr zu einem Altsystem ohne Unterbrechung oder Rollback wünscht. Dieser Ansatz kann auch auf bestimmte geschäftskritische Teams oder Benutzer beschränkt werden, anstatt auf das gesamte Unternehmen. Es ist auch ein üblicher Ansatz bei Unternehmensfusionen.
Vorteile: Die Benutzer erhalten eine Atempause, um sich an ein neues ERP-System zu gewöhnen, ohne dass es zu Unterbrechungen im laufenden Betrieb kommt. Aufgrund der damit verbundenen höheren Kosten kann dieser Ansatz langfristig auch schneller sein als eine schrittweise Einführungsstrategie.
Die Risiken: Die parallele Einführung von ERP kann die Akzeptanz bei den Anwendern verzögern, da diese lieber in der Komfortzone des Altsystems bleiben oder sogar vergessen, Daten in beide Systeme einzugeben. Hinzu kommen die direkten und indirekten Kosten, die mit der Wartung und dem Betrieb von zwei Systemen gleichzeitig verbunden sind.
Hybride Strategie
Diese Option kann für Unternehmen mit mehreren Standorten, Geschäftseinheiten oder Konzernstrategien gewählt werden, bei denen die ERP-Implementierungsstrategie variieren und mehr als einen der oben genannten Ansätze umfassen kann. Sie kann auch für komplexere ERP-Systeme verwendet werden, bei denen Unternehmen beispielsweise einen “Big Bang” mit den Kernmodulen durchführen und dann einen schrittweisen oder parallelen Ansatz mit anderen Modulen für bestimmte Teams wählen.
