Best Practices für die Migration eines ERP-Systems
Wenn Sie ein bestehendes ERP-System migrieren müssen (vielleicht handelt es sich um die gleiche Software, die von On-Premise in die Cloud migriert werden soll) oder wenn Sie ganz von vorne anfangen und alte Systeme ersetzen möchten, gibt es einige wichtige Bereiche, die Sie berücksichtigen sollten, um Störungen zu vermeiden und eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
Die Umstellung auf ein neues ERP-System ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern betrifft naturgemäß viele Beteiligte in Ihrem Unternehmen und Ihrer Lieferkette. Daher ist es wichtig, einen Plan zu erstellen, Mitarbeiter und Prozesse zusammenzuführen, um Ihren Migrationsplan in die Tat umzusetzen.
Die Vorbereitung Ihres ERP-Datenmigrationsprojekts ist entscheidend für den Erfolg. Informationen zur Vorbereitung und Projektmethodik finden Sie auf unserer speziellen ERP-Projektseite.
Strategische Planung und Evaluation
- Erstellen Sie einen Change Management Plan, der eine Datenmigrationsstrategie beinhaltet
- Kommunizieren Sie frühzeitig und regelmäßig im gesamten Unternehmen und legen Sie dabei den Schwerpunkt auf die ERP-Implementierung
- Wählen Sie einen strategischen Zeitpunkt aus, um neue Prozesse zu implementieren und zu testen
- Bewerten Sie Ihren Plan während und nach der ERP-Migration kontinuierlich anhand Ihrer Geschäftsziele und Meilensteine
ERP-Datenmigration
Das Herzstück jedes ERP-Systems ist eine unternehmensweit gemeinsam genutzte Datenbank. Sie stellt sicher, dass die Qualität der Eingabedaten direkten Einfluss auf die Qualität der Ausgabeinformationen hat.
Welche Art von Daten haben Sie, die Sie in die Datenbank des neuen ERP-Systems migrieren müssen?
Bei einer Datenmigration geht es oft darum, Daten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme, Formate und Speichertypen in eine einzige, gemeinsame Struktur zu überführen. Die Mitarbeitenden verwenden möglicherweise rollenbasierte Anwendungen, die nur auf die Bedürfnisse ihrer eigenen Abteilung zugeschnitten sind, oder sie nutzen Tabellenkalkulationen, um ihre Arbeit zu dokumentieren. Jedes Team hat vielleicht seine eigenen Aufzeichnungen über einen Kunden oder Lieferanten, aber diese Unterlagen sind unterschiedlich strukturiert und enthalten verschiedene Informationen, die für den jeweiligen Prozess relevant sind.
Strategische Schritte für einen effektiven ERP-Datenmigrationsplan
- Bevor Daten vor der Migration bereinigt oder hinzugefügt werden, müssen neue Taxonomien, Attribute, Felder und Hierarchien definiert werden, damit das Mapping zur Harmonisierung der Datensätze durchgeführt werden kann.
- Gehen Sie bei der Datenmigration methodisch vor: Datenanalyse, Mapping, Extraktion, Deduplizierung und Bereinigung der Daten aus jeder dieser Anwendungen, bevor sie in die ERP-Datenbank importiert werden.
- Ein Datenmigrations-Team (Teil Ihres ERP-Implementierungs-Projektteams) muss frühzeitig gebildet werden und Vertreter aus dem gesamten Unternehmen umfassen, um einen Einblick zu erhalten, wie die Daten generiert und verwendet wurden und wie sie für die zukünftige Verwendung am besten abgebildet und bereinigt werden können.
- Erwägen Sie den Einsatz von Automatisierungstools zur Vereinfachung der Zuordnung von Altdaten auf der Grundlage der von Ihnen gewählten Struktur und in Übereinstimmung mit Ihrem Geschäftsplan.
- Beachten Sie die DSGVO/Datenschutzrichtlinien und Einwilligungsbedingungen, wenn Sie Ihre Daten erweitern und umwandeln. Benennen Sie eine Person, die für das Datenmanagement und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im gesamten Unternehmen verantwortlich ist.
- Vermeiden Sie die Duplizierung von Daten und legen Sie einen klaren und genauen Cut-off-Zeitpunkt fest.
- Unterschätzen Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Datenmigration nicht (planen Sie mindestens 10 % Ihres ERP-Implementierungsbudgets ein) und beginnen Sie mit diesem wichtigen Schritt so früh wie möglich.
- Definieren Sie die Kriterien für die Übernahme historischer Daten, um zu vermeiden, dass redundante Daten in Ihr neues System gelangen.
- Überlegen Sie, wie Daten für die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen verwendet werden. Dies hat Auswirkungen auf die Daten, die Sie zuordnen, sowie auf die Datenbereinigung und -strukturierung.
- Betrachten Sie die Datentransformation als Teil Ihres Datenmigrationsplans. Ihr ERP-Anbieter kann Ihnen ausgezeichnete Datenquellen vorschlagen, um die vorhandenen Informationen mit zusätzlichen Attributen und Informationen über Kunden, Partner und Lieferanten anzureichern.
- Führen Sie Tests mit Ihren migrierten Daten für jedes Geschäftsteam in der Testumgebung durch, bevor Sie die Produktionsumgebung in Betrieb nehmen.
- Wenn Sie sich entscheiden, nicht alle Altdaten zu migrieren, weil sie nicht in den Umfang Ihres neuen ERP-Systems passen, könnten Sie für einen bestimmten Zeitraum eine Archivdatenbank erstellen, auf die die Mitarbeiter in Ausnahmefällen zugreifen können.
ERP-Migrations-Checkliste
Definieren Sie den derzeitigen Status
- Sammeln Sie organisatorische Informationen wie Standorte, Struktur, Märkte und Spezialisierungen, bewerten Sie die ERP-Nutzung der Abteilungen und die Einbindung der Mitarbeiter. Erstellen Sie eine Liste der ERP-konformen Zertifizierungen, wie z. B. ISO-Standards, und skizzieren Sie den Infrastrukturumfang Ihres aktuellen ERP, einschließlich Server- und Netzwerkkonfiguration. Identifizieren und priorisieren Sie bestehende ERP-Herausforderungen und deren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb.
Validierung und Prüfung
- Sammeln Sie Benutzerfeedback und beurteilen Sie die Akzeptanz, priorisieren Sie Fehlerbehebungen, verfeinern Sie UI/UX-Elemente, bereiten Sie Dokumentationen vor und führen Sie Workflow-Tests anhand von Geschäftsszenarien durch.
Team-Zuordnung
- Bestimmen Sie ein ERP-Kernprojektteam, entwickeln Sie einen internen Kommunikationsplan und wählen Sie gemeinsam mit den wichtigsten Teammitgliedern einen ERP-Dienstleister aus.
Datenmigration
- Die Datenmigration ist ein entscheidender Schritt bei der ERP-Implementierung. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen extrahiert, transformiert und in eine gemeinsame Struktur geladen. Spezielle Teams, Automatisierungstools und eine sorgfältige Planung sind für den Erfolg dieser Migration unerlässlich.
Planung
- Die Optimierung der Geschäftsprozesse ist der Schlüssel zur Maximierung der Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens. Während der Planungs- und Findungsphase der ERP-Implementierung ist es wichtig, die Module und Funktionen zu priorisieren und entsprechend zu definieren. Die Entscheidung über Ihre ERP-Implementierungsstrategie ist ebenso wichtig wie die Planung der Datenmigration unter Berücksichtigung der Geschäftsbereiche und des Zeitrahmens. Die Validierung der Budget- und ROI-Erwartungen sowie die Festlegung der grundlegenden Erfolgsindikatoren sind integraler Bestandteil dieses Prozesses.
